Trotz Apps und Displays – Papier weiter hoch im Kurs

06.03.2018 - Immer mehr Unternehmen gehen mit der Zeit und digitalisieren die Kommunikation, das Dokumentenmangement und die Archivierung. Sperrige Aktenordner sollen nicht länger ganze Regalwände füllen, vielmehr werden vermehrt digitale Alternativen bevorzugt. Doch bei aller Begeisterung für die Digitalisierung, bei allen Vorteilen, die E-Mail-Verkehr, WhatsApp, Online-Banking und optische Archivierung mit sich bringen: Ein Großteil der Internetnutzer schwört dem guten alten Papier nach wie vor die Treue. Das hat praktische Gründe – und dient häufig auch der Sicherheit.

Ob Rechnungen, Bewerbungsunterlagen oder Unternehmenspräsentationen: Viele Dokumente werden heutzutage in digitaler Weise übermittelt und erfasst. Sie werden als PDF-Datei per E-Mail verschickt oder in einer Cloud gespeichert und archiviert. Regale voller Aktenordner gehören so der Vergangenheit an, egal ob im Unternehmen oder im privaten Bereich. Die Vorteile sind neben Kostengesichtspunkten unter anderem praktischer Natur: Die Daten sind von unterschiedlichen Orten über Laptop, Smartphone oder Tablet jederzeit und überall verfügbar.

Gut fürs Gehirn – Papier fördert die Auffassungsgabe

Dennoch haben in vielen Konferenzräumen Papier und Kugelschreiber der digitalen Revolution getrotzt. Auch hier sind die Gründe ganz praktische: Kurze Notizen sind auf einem Blatt Papier einfach schneller gemacht. Zu Pitches wird gerne ein Booklet in gebundener Form mitgenommen statt ein PDF gesendet, um etwas „in der Hand zu haben“.  Auf Messen haben gedruckte Flyer und Broschüren den Vorteil, dass Interessenten die Informationen sofort parat haben und nicht erst am heimischen Bildschirm. Eine Studie der Princeton-Universität fand 2015 heraus, dass handschriftliche Notizen besser im Gedächtnis bleiben als digitale. Es zeigte sich, dass die Gruppe der Probanden, die handschriftlich notierte, ein besseres Verständnis von der Thematik hatte als die, die auf dem Laptop mitschrieben. Ein Grund dafür kann laut den Psychologen darin bestehen, dass man beim Mitschreiben auf dem Laptop dazu neigt, mehr Dinge aufzuschreiben und somit der eigentlichen Thematik nicht so viel Aufmerksamkeit schenkt. Menschen, die handschriftlich notieren, fassen sich in der Regel kürzer und haben daher die Möglichkeit, besser zuzuhören und zu fokussieren.

Großteil der Internetnutzer hält an Papierdokumenten fest

Laut einer vom Digitalverband Bitkom in Auftrag gegebenen Umfrage aus dem Jahre 2015 bevorzugen 75 Prozent der Internetnutzer ab 14 Jahren wichtige Dokumente in Papierform, 76 Prozent von ihnen sehen sogar gar keine Vorteile in digitalen Dokumenten. 18 Prozent der Befragten sind laut der Umfrage damit überfordert, ein geeignetes Ablagesystem für digitale Dokumente zu finden. Der Aktenordner im Schrank scheint für sie die brauchbarere Variante zu sein.

GESETZLICHE VORGABEN BEI ELEKTRONISCHER ARCHIVIERUNG ZU SCHWAMMIG

Nicht zuletzt ist Papier ein unschlagbar sicheres Medium. Unternehmen müssen sich darüber im Klaren sein, dass digital erfasste Daten ein potenzielles Angriffsziel für Cyberkriminelle darstellen können. Bei der elektronischen Archivierung müssen gesetzliche Vorgaben zum Datenzugriff wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit erfüllt werden. Viele Unternehmen beklagen, dass die Gesetzesformulierung zu unkonkret und schwammig ist. Die Umstellung von Dokumenten in Papierform auf digital  sollte also nicht überstürzt erfolgen und sorgfältig vorbereitet werden.

Titelbild: iStockphoto

Autor: Klaus E. Jopp
https://www.jopp-communications.de/

Quellen:

https://entwickler.de/online/e-business/papier-war-gestern-dokumente-digital-oder-in-print-47925.html
https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jeder-Vierte-bevorzugt-digitale-Dokumente-statt-Papier.html
http://www.alltagsforschung.de/handschriftliche-notizen-bleiben-besser-im-gedaechtnis/