Was wir aus der Homeoffice-Zeit lernen können
05.05.2020 - Manchen Menschen erschien es noch vor einigen Wochen unvorstellbar, dass sie ihren Job auch von zu Hause erledigen können. Für andere gehörten Homeoffice-Phasen schon länger zum Alltag. Und viele hätten mobiles Arbeiten gern ausprobiert, scheiterten aber an der Skepsis ihrer Kollegen – oder an technischen Voraussetzungen. Seit wir mit der Covid-19-Pandemie leben, haben sich viele Vorurteile zum Thema Homeoffice von selbst erledigt. Unternehmen sind gemeinsam mit ihren Mitarbeitern über sich hinausgewachsen, um in kürzester Zeit eine völlig neue Arbeitskultur zu ermöglichen.
Die Firma Steinbeis hat zum Schutz vor Covid-19 nicht nur strenge Abstands- und Hygieneregelungen sowie kontaktlose Schichtübergaben eingerichtet, sondern auch über 100 Heimarbeitsplätze. Mitarbeiter aus der Verwaltung, dem Marketing, dem Vertrieb und der IT befinden sich permanent im Homeoffice-Modus. Innerhalb der Bereiche wechseln sich die Kollegen ab, sodass immer Ansprechpartner aller Abteilungen vor Ort sind. Auch in der Produktion greift dieses Heimarbeitskonzept, zumindest in Bereichen, wo Planungsprozesse über den PC durchgeführt werden können. Und auch im Homeoffice ist Steinbeis Papier ein wichtiger Arbeitsbegleiter: für Notizen und Gesprächsprotokolle, um Ideen festzuhalten und Prioritäten zu setzen.
Ein solcher Kulturwandel bleibt nie ganz ohne Folgen. Zum Glück! Denn selbst wenn die Schutzmaßnahmen derzeit in Deutschland nach und nach gelockert werden und die meisten von uns wohl bald wieder regelmäßig im Büro sitzen: Die wichtigsten Regeln für einen erfolgreichen und gesunden Arbeitsalltag bleiben auch nach der Krise gültig. Zum Beispiel, dass …
… EINE ACHTSAME MORGENROUTINE JEDEN TAG BESSER MACHT
Bis zur letzten Minute im Bett zu bleiben und dann mit hastig übergeworfener Strickjacke den Arbeitsplatz einzunehmen, mag in den ersten Tagen der Homeoffice-Phase verlockend gewesen sein. Doch bald stellt man fest: Die Aufgaben purzeln herein und verlangen ungeteilte Aufmerksamkeit, dabei ist man im Grunde noch gar nicht richtig wach. Morgens mindestens eine halbe Stunde Zeit ganz für sich zu haben, sorgt sowohl im Homeoffice als auch im Büro für mehr Wohlergehen und Effizienz. Das kann ein gemütliches Frühstück sein, eine kleine Joggingrunde, eine Meditationseinheit oder ein kurzer Spaziergang. Einfach etwas, was Sie in Schwung bringt und Ihnen Freude macht. Vielleicht bleibt ja sogar Zeit, einem Hobby zu frönen? „Manchmal fahre ich vor der Arbeit noch kurz in den Wald, um eventuell das ein oder andere Dam-, Rot- oder Schwarzwild zu beobachten“, verrät Jan Bergmann, Key-Account-Manager für Büropapiere bei Steinbeis. Beneidenswert! Aber mit einem Kaffee in der Hand die Blumen auf dem Balkon zu inspizieren, kann genauso erhebend sein.
… MAN SEINE TO-DOS NACH PERSÖNLICHER TAGESFORM ORDNEN SOLLTE
Die Arbeit im Homeoffice hat den Vorteil, dass man seine Arbeitszeit selbstbestimmter einteilen kann. Doch man verliert auch schneller die Konzentration, wenn Arbeits- und Lebensraum so nah beieinanderliegen. Umso wichtiger, die richtigen Prioritäten zu setzen. Legen Sie einen Zettel mit Dingen an, die am Ende des Tages erledigt sein müssen. „Ich mache mir jeden Tag, egal ob Büro oder zu Hause, eine Prioritätenliste in einem kleinen Notizbuch“, so Anja Kröger aus der Steinbeis Telesales-Abteilung. Sind Sie ein Morgenmensch? Bearbeiten Sie komplizierte Aufgaben zuerst, und gehen Sie dann zu den Routine-Angelegenheiten über. Brauchen Sie eine gewisse Zeit, um „Betriebstemperatur“ zu erreichen? Dann machen Sie es umgekehrt. Fast jede Aufgabe hat einige Stunden Ermessensspielraum – hören Sie auf sich und Ihr Konzentrationslevel. Die Kollegen werden es Ihnen danken, weil das Ergebnis ein besseres ist. Und das gilt auch im Büro: Priorisieren Sie Ihre E-Mails, lassen Sie sich nicht von spontanen Zurufen aus der Ruhe bringen. Am Ende des Tages sind dann alle zufriedener. „Die Möglichkeit, komplizierte Gespräche oder Aufgaben durchführen zu können, ohne dass alle fünf Minuten jemand vor der Bürotür steht und ein ,wichtiges‘ Anliegen hat, sollte man nicht nur im Homeoffice haben“, findet auch Benjamin Höckendorf, bei Steinbeis Geschäftsbereichsleiter im Vertrieb.
… EIN RESPEKTVOLLER UMGANGSTON DAS A UND O IST
Interessanter Aspekt im Homeoffice: Plötzlich sind Ehepartner oder Kinder die neuen „Kollegen“ vor Ort. Diejenigen, mit denen man um einen ruhigen Raum zum Telefonieren verhandeln muss oder um den Küchendienst. Schließlich haben im wahrscheinlichsten Fall alle gleichzeitig Homeoffice und -schooling. Zu Familienmitgliedern ist man ehrlicher als zu seinen Kollegen. Das ist ein guter Nährboden für Streit, aber auch zum Einüben rücksichtsvoller Kommunikation in stressigen Phasen. Fragen Sie bestimmt, aber freundlich, ob das achte Telefonat mit dem Chef vielleicht im Garten stattfinden kann, weil Sie sich im Nebenzimmer konzentrieren müssen. „Vor längeren Telefonmeetings melde ich mich bei der Familie ab“, verrät Tobias Pottrick aus dem Vertriebsaußendienst. Das kann auch im Büro Sinn machen, um den Informationsfluss zu wahren, während Sie zwei Stunden nicht ansprechbar sind. „Meinen Kindern musste ich sehr behutsam kommunizieren, dass Papa zwar gerade zu Hause ist, man aber nicht spontan zum Wasserpistolengefecht aufrufen kann“, berichtet Vertriebsleiter Benjamin Höckendorf. Schnell reißt auf engem Raum mal der Geduldsfaden. Wichtig: Akzeptieren Sie Kompromisse, wenn die äußeren Umstände keine perfekte Lösung zulassen. Bitten Sie Ihren Partner um konstruktive Kritik zu Ihrem Tonfall in Diskussionen. Und übertragen Sie das Gelernte dann auf Situationen bei der Arbeit. „Natürlich ist es zu Hause besonders schwer wegzuhören, zum Beispiel wenn eines der Kinder weint oder es Streit gab“, weiß Kathrin Ladendorf, bei Steinbeis Kundenmanagerin für Deutschland und Italien. Aber manchmal gehört auch das zum „guten Ton“ im Büro: sich nicht in jedes Gespräch einzumischen und Kollegen genügend Freiraum für laute Gedanken oder spontane Diskussionen zu lassen.
… MITTAGSPAUSEN IMMER SINN MACHEN
Auch wenn der heimische Kühlschrank voll und die Kantine keine Option ist: Ein Tapetenwechsel um die Mittagszeit wirkt Wunder für die Konzentration. Machen Sie nach dem Essen einen Spaziergang, oder klappen Sie zumindest ganz bewusst eine Weile den Laptop zu und wechseln den Raum. „Ich versuche manchmal sogar eine kleine Sporteinheit unterzubringen“, erzählt Ulrich Wadephul aus der Steinbeis Marktbereichsleitung für Magazinpapiere.
Auch bei einem übervollen Schreibtisch: Ab morgens bis zum Nachmittag durchzuarbeiten, wird meist nur zur Folge haben, dass die Konzentration schwindet und Ihnen Fehler unterlaufen. Im Homeoffice vergisst man die Zeit oft noch schneller als im Büro. Stellen Sie sich zur Not einen Wecker, oder machen Sie regelmäßige kleine Bewegungspausen zwischen den Arbeitsschritten.
… KOMMUNIKATIONSWEGE NICHT FÜR JEDEN GLEICH GUT FUNKTIONIEREN
Haben Sie im Homeoffice festgestellt, dass es plötzlich weniger Missverständnisse gibt und Informationen seltener verloren gehen als zuvor? Es wird an der neuen Struktur Ihres Austauschs mit den Kollegen liegen. Gab es in den letzten Wochen mehr E-Mails und verkürzte Konferenzen? Oder mehr Telefonate und dafür weniger E-Mails als sonst? Beobachten Sie, was sich für Sie geändert hat, und versuchen Sie, Hilfreiches nach der Homeoffice-Phase beizubehalten. So wie Mailin Rahna, Key-Account-Managerin für Office Supplier: „Es hat sich gezeigt, dass Telefonkonferenzen deutlich dynamischer ablaufen und schneller beendet werden als Meetings mit zahlreichen Teilnehmern. Der Nachteil liegt wiederum darin, dass in Telefonkonferenzen nicht ganz so lebhafte Diskussionen entstehen, die ja oftmals die Kreativität pushen und aktiv zur Lösungsfindung beitragen.“ Besprechen Sie mit Ihren direkten Mitarbeitern, wie jeder Einzelne den Informationsfluss während der Krise empfunden hat. Vielleicht einigen Sie sich für die Zukunft auf neue Regeln wie eine Maximallänge für Besprechungen oder die Einführung schriftlicher Sitzungsprotokolle. Auch kleine Änderungen können große Effizienzsteigerungen bewirken.
… MAN KLARE GRENZEN ZWISCHEN ARBEIT UND FREIZEIT BRAUCHT
Arbeit ist nicht gleich Arbeit. Selbst wenn man nur noch auf eine E-Mail wartet und derweil schon vor den Fernseher umgezogen ist oder beim Joggen das Handy dabei hat, weil beim Kollegen noch Fragen offen sind, verbucht die Psyche das als Arbeitszeit und kann nicht entspannen. Bleiben Sie lieber am Schreibtisch sitzen, bis alles geklärt – oder auf den nächsten Morgen vertagt – wurde. Und legen danach auch im Kopf einen Schalter um. Für die Zeit in der Heimarbeit hat Steinbeis-Kollege Manuel Behrens aus dem Vertriebsinnendienst einen so einfachen wie sinnvollen Tipp: „Für die Arbeitsutensilien habe ich einen Karton. Nach Feierabend wird dort alles hineingepackt und verschwindet somit aus dem Sichtfeld.“ Aber nicht nur im Homeoffice oder in Kurzarbeit, auch nach Feierabend im regulären Büroalltag sollten alle Kollegen gemeinsam darauf achten, einander nachhaltige Verschnaufpausen zu gönnen. Und vielleicht sogar beim nächsten gemeinsamen Feierabendbier, auf das wir uns in diesen Zeiten besonders freuen, mal gar nicht über die Arbeit reden. Schließlich gibt es so viel persönliches Miteinander aufzuholen!
Titelbild: ConvertKit/Unsplash
Autorin: Nadine Kaminski
