Archive, die Hüter unschätzbaren Wissens. Die technische Herausforderung für Papiere.

Die Wirtschaftswoche prognostizierte in einem Artikel aus dem Jahr 2015, dass Berufe wie die des Schiedsrichters, Packarbeiters, des Schalterbeamten in der Bank und Finanzanalysten vom Aussterben bedroht seien. Computerprogramme und Roboter übernehmen zunehmend ihre Arbeit. Interessanterweise ist der Verwalter und Hüter von Dokumenten, Handschriften, Akten und Unterlagen, der Archivar, nicht dabei. Selbst wenn digitale Medien auch in dieses Berufsfeld drängen. Aus guten Gründen können sich Archive erfolgreich gegen die digitale Invasion behaupten.

Erlebbare Schnittstelle der Geschichte

Archive mit bedeutenden kulturhistorischen Schriften und Büchern lassen sich nicht ohne weiteres digitalisieren. Das wäre auch ein schlechter Tausch gegen die wunderbaren Originale. Man denke nur an die Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar, die literarische Zeugnisse vom 9. bis zum 21. Jahrhundert als Quellen der Kulturgeschichte bewahrt. Unter ihrem Dach befindet sich das älteste Literaturarchiv Deutschlands, das Goethe-Schiller-Archiv. Imposant ist auch die Vatikanische Apostolische Bibliothek mit über 150.000 Handschriftenbänden, die zu den wertvollsten Bibliotheken der Welt gehört. Beeindruckend ebenfalls die Staatlichen Archive Bayerns mit rund 44 Millionen Archivalien.
Archivalien sind die Schnittstelle einer erlebbaren Zeitgeschichte. Sie bewahren und verwahren wertvolle Dokumente und verschaffen Zugang zum Gedankengut vergangener Epochen. Sie verwalten Beschlüsse von Landes- und Staatsregierungen, verwahren Verwaltungsunterlagen sämtliche Formen von Informationsträgern, die im Laufe von vielen Jahrhunderten in der Verwaltung Verwendung gefunden haben. Verwaltet werden Akten, Urkunden, Karten und Pläne sowie audiovisuelle Medien.

Foto: Annie Spratt on Unsplash

Archive der öffentlichen Verwaltung

Ob Bundes-, Landes- oder Kommunalebene, ein Großteil der Archive besteht aus Papier. Ihrer Erhaltung gilt besondere Aufmerksamkeit. Die Anforderungen an Langlebigkeit und Archivierbarkeit an die eingesetzten Papiere sind hoch, obwohl nur ca. 2 Prozent der eingesetzten Druck- und Kopierpapiere dann wirklich langfristig archiviert werden. Ihre Beschaffenheit muss gegen „Säurefraß“ resistent sein, was bei historischen Büchern wegen der seinerzeit sauren Papierherstellung noch vorkommen kann. Das gehört zum Glück der Vergangenheit an. Seit mehr als 25 Jahren wird in Europa nur noch Papier im neutralen bis alkalischen Bereich gefertigt und es verfügt zusätzlich über eine ausreichende Alkalireserve in Form von Calciumcarbonat (Kreide) als Füllstoff.
Bestandserhaltung, ebenfalls ein Fachgebiet der Archivare, beinhaltet auch Wissen über Papierarten und die erforderlichen ISO-Zertifizierungen für alterungsbeständige Papiere. Grundanforderung ist, dass Papiere archivierbar sein müssen – im Klartext bedeutet das: unendlich lange Lebensdauer ohne Zerfall. Eine Anforderung, die besonders Landes- und Bundesarchive an heutige Druck- und Kopierpapiere stellen, die in der Verwaltung zum Einsatz kommen.  

Foto: Samuel Zeller on Unsplash

Die Normen der Alterungsbeständigkeit

In den Archiven der öffentlichen Verwaltung finden wir lange Regalwände gefüllt mit Ordnern und Hängeregistern voll mit wichtigen Papieren. Urkunden, Zeugnisse und Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Wann ist ein Papier alterungsbeständig und wann nicht und wer legt dies fest? Zur Bestimmung der Alterungsbeständigkeit gibt es aktuell drei unterschiedliche Normen. Die ISO 9706 und DIN 6738 sind die meist genannten Normen in Papierausschreibungen der öffentlichen Hand. Ganz neu ist die ISO 20494. Drei Normen zu einer Sache – da darf man schon mal ein wenig irritiert sein. Was unterscheidet die Normen und was haben Sie gemeinsam?

ISO 9706 betrachtet die Papierzusammensetzung

Die Beurteilung der Alterungsbeständigkeit beruht in dieser Norm auf der Zusammensetzung der Papiere. Durch dieses Vorgehen werden grundsätzlich bestimmte Papiere ausgeschlossen – unabhängig davon, ob sie alterungsbeständig sind oder nicht. Dies betrifft zum Beispiel Recyclingpapiere aufgrund ihres Ligningehaltes, obwohl wissenschaftlich nachgewiesen ist, dass der Ligningehalt keinen Einfluss auf die Alterungsbeständigkeit hat. 

DIN 6738 beruht auf einer beschleunigten Alterung

Diese Norm beurteilt die Alterungsbeständigkeit mit einem Verfahren, in dem Papierproben im Labor einer beschleunigten Alterung unterzogen werden. Je nach Ergebnis werden die Papiere in vier verschiedene Lebensdauerklassen eingeteilt. Papiere mit der LDK 24-85 gelten als alterungsbeständig. In dieser Norm fehlt die Vorgabe bzgl. der neutralen/alkalischen Herstellung sowie der Alkalireserve, die elementar zur Vorbeugung des Verfalls ist. Die Alkalireserve ist allerdings schon seit Jahren Stand der Technik in der europäischen Papierproduktion.

ISO 20494 nach neuesten Erkenntnissen

Die neue Norm der ISO 20494 berücksichtigt die Inhalte der ISO 9706 und der DIN 6738 sowie die wissenschaftlichen Erkenntnisse der letzten Jahre. Die Anforderungen für alterungsbeständige Papiere beziehen sich somit auf deren Festigkeitseigenschaften nach beschleunigter Alterung, pH-Wert und Alkalireserve. Die ISO 20494 ist zusammengefasst eine Weiterentwicklung der DIN 6738 und der ISO 9706 und beruht auf den Erkenntnissen der aktuellsten Forschung. Alle relevanten Aspekte finden hier Berücksichtigung und lassen keinen Zweifel mehr an der Archivierbarkeit von Papieren.
Für ausschreibende Stellen der öffentlichen Verwaltung ist die ISO 20494 ein wichtiges Kriterium in der Leistungsbeschreibung von Druck- und Kopierpapieren. Sie erfüllt die hohen Anforderungen, die Bundes- und Landesarchive an die Archivierbarkeit von Papier stellen.

Die ISO 20494 ist eine Weiterentwicklung der DIN 6738 und der ISO 9706 und beruht auf den Erkenntnissen der aktuellsten Forschung.

Für alle Dokumente und Formate aus der „nicht-säurefreien“ Zeit der Papierherstellung bleibt zu wünschen, dass die Restauratoren der historischen Archive und Bibliotheken die wertvollen Exponate trotz der damaligen Papierherstellung noch lange für die Nachwelt konservieren können.

 

Titelbild: iStockphoto

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Veronika Warmers

Veronika Warmers

Verantwortet das Marketing, den Bereich Social Media und e-business bei Steinbeis Papier. Kreislaufwirtschaft, Recycling und Biodiversität sind die Themen, die der diplomierten Betriebswirtin am Herzen liegen. Begeisterte Bloggerin des Steinbeis Redaktionsteams.

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    12 February at 17:41
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    Die neue ISO 20494 „Paper – Requirements for stability for general graphic applications” ist im Gegensatz zur Darstellung von Frau Warmers keine Weiterentwicklung der ISO 9706, sondern behandelt ausschließlich Papiere, die ausdrücklich nicht auf Dauer aufbewahrt werden sollen. Der Anwendungsbereich „general graphic applications“ wird in der Norm eindeutig definiert: „Printing and writing on graphic paper for all applications not intended for permanent storage”. Die ISO-Norm definiert demnach nur Papiere, für die explizit keine dauerhafte Aufbewahrung vorgesehen ist.
    Die ISO 20494 beschränkt sich ausdrücklich auf „paper stability“ und verweist für die „Alterungsbeständigkeit“ (englisch permanence), die für eine dauerhafte Aufbewahrung in Bibliotheken und Archiven notwendig wäre, sogar selbst auf die einschlägige ISO 9706.
    Für Archive ist daher weiterhin allein die ISO 9706 maßgeblich. Ebenso für alle Unterlagen und Papiere, für die eine dauerhafte Aufbewahrung gemäß der deutschen Archivgesetze erreicht werden soll.
    Als Vorsitzender des zuständigen DIN Normenausschusses, als Mitglied des Bestandserhaltungsausschusses der Archive des Bundes und der Länder und als stellvertretender Leiter eines Landesarchivs muss ich feststellen, dass die Aussage am Ende des Beitrags, die Norm „erfüllt die hohen Anforderungen, die Bundes- und Landesarchive an die Archivierbarkeit von Papier stellen“ schlicht gelogen ist.

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      28 February at 09:46
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      Die Norm “ISO 20494 Requirements for stability for general graphic applications“ bezieht sich auf die Verwendung von Papieren für sogenannte graphische Anwendungen. Zweifelsohne gehört dazu auch die Verwendung von Papier im Schriftverkehr und Informationsaustauch in öffentlichen Ämtern und Behörden, bei denen die erstellten Dokumente je nach Art und Inhalt rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung unterliegen. Die Norm ISO 20494 definiert deshalb Mindestanforderungen an bestimmte Eigenschaften des verwendeten Papiers, um eine sichere Verwendung und Aufbewahrung zu gewährleisten. Untermauert durch neueste Erkenntnisse der Wissenschaft greift sie dabei auf bereits bekannte und vorhandene Normeninhalte sowohl der ISO 9706 und ISO 11108 als auch der DIN 6738 zurück und nimmt, im Sinne einer positiven Beeinflussung der Aufbewahrungsdauer, sinnvolle Ergänzungen und Anpassungen vor. Insofern stellt die ISO 20494 sehr wohl eine Weiterentwicklung der bestehenden Normen dar. Anders als die bereits existierenden Normen ISO 9706 und ISO 11108 verzichtet sie jedoch auf eine Beschränkung der zur Papierherstellung verwendeten Faserstoffe und trägt damit den technologischen Fortschritt im Bereich der Fasergewinnung und Papierherstellung Rechnung. Besonders deutlich wird dies, wenn man sich die Anforderung der „ISO 11108 Papier für Archive“ vor Augen führt. Diese Norm, die den Anspruch zum dauerhaften Erhalt weitestgehend unikalen Schriftguts in den Archiven hat, schreibt zur Herstellung von „achivierungswürdigem Papier“ die überwiegende Verwendung von Baumwolle oder Baumwoll-Linters, Flachs und / oder Hanf vor. Chemisch aufgeschlossene Zellstoffe, wie sie heute in der Herstellung handelsüblicher Papiere verwendet werden und die mit der ISO 9706 konform sind, werden von ihr zur Verwendung von „archivierungswürdiges Papier“ nur in einem sehr begrenztem Umfang zugelassen. Im Gegensatz dazu lässt die ISO 20494 auch holzhaltige Papiere zu, stellt aber strenge Regeln auf, was die mechanische Beständigkeit angeht und trägt so dafür Sorge, dass diese Papiere mehrere hundert Jahre beständig sind. Bei holzhaltigen Papieren kann es jedoch vorkommen, wenn sie zum Beispiel der Sonne ausgesetzt werden, dass eine Vergilbung eintreten kann. Das führt zwar zu einer Verringerung des Weißgrades des Papiers, die Lesbarkeit wird aber nicht oder nur kaum verringert.

      Ganz allgemein muss man deshalb konstatieren, dass die genannten Normen gleichberechtigt nebeneinander bestehen und keiner der Normen eine Alleinverbindlichkeit zukommt. Papiere, die eine der oben genannten Normen erfüllen, sind bei bestimmungsgemäßem Gebrauch und Lagerung zur Aufbewahrung von Schriftgut, dass aus grafischen Anwendungen hervorgegangen ist, geeignet.

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    10 May at 11:18
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    Die gemeinsame Stellungnahme des Bestandserhaltungsausschusses der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder, der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und der Kommission Bestandserhaltung des Deutschen Bibliotheksverbandes zur zur dauerhafte Archivierung von schriftlichem Kulturgut nimmt auch Bezug auf diesem Blogeintrag: http://www.siwiarchiv.de/stellungnahme-zur-dauerhafte-archivierung-von-schriftlichem-kulturgut/ .

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    16 May at 14:00
    Permalink

    In der gemeinsamen Stellungnahme des Bestandserhaltungsausschusses der Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder, der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und der Kommission Bestandserhaltung des Deutschen Bibliotheksverbandes wird erwähnt, dass die “DIN EN ISO 9706 die einzige Norm ist, die sich mit der Alterungsbeständigkeit (englisch „permanence“) von Papieren beschäftigt.”

    Dies ist in zweierlei Hinsicht nicht korrekt:

    1. In der nationalen und internationalen Normung existieren neben der DIN EN ISO 9706 gleich mehrere Normen, die sich dem Thema der dauerhaften Aufbewahrung von Dokumenten in unterschiedlicher Weise widmen, darunter auch die “ISO 11108:1996 Information and documentation — Archival paper — Requirements for permanence and durability”. Diese Norm, die die höchsten Ansprüche zum dauerhaften Erhalt weitestgehend unikalen Schriftguts in den Archiven aufweist, schreibt zur Herstellung von „achivierungswürdigem Papier“ die überwiegende Verwendung von Baumwolle oder Baumwoll-Linters, Flachs und / oder Hanf vor. Chemisch aufgeschlossene Zellstoffe, wie sie heute in der Herstellung handelsüblicher Papiere verwendet werden und die mit der ISO 9706 konform sind, werden von ihr zur Verwendung von „archivierungswürdigem Papier“ nur in einem sehr eingeschränkten Umfang zugelassen. Stellt man also höchste Ansprüche an die Alterungsbeständigkeit von Schriftgut, so ist anstelle der ISO 9706 die ISO 11108 anzuwenden.

    2. Normen wie die “DIN 6738 Lebensdauerklassen” und “ISO 20494 Requirements for stability for general graphic applications” behandeln ebenfalls das Thema zur Aufbewahrung von Schriftgut, nehmen aber nicht explizit Bezug auf den dauerhaften (= unendlichen) Erhalt weitestgehend unikalen Schriftguts in den Archiven. Entsprechend den ISO-Direktiven zum Erarbeiten und Veröffentlichen von ISO-Normen dürfen nicht zwei Normen parallel existieren, die den gleichen Inhalt haben und die gleichen Begrifflichkeiten verwenden. In der Einleitung zur ISO 20494 wird deshalb erwähnt, dass bei Einhaltung dieser Norm und entsprechend ordnungsgemäßer Lagerung des Schriftgutes keine negativen Veränderungen am Papier oder hinsichtlich der Lesbarkeit zu erwarten sind. Diese Aussage wird von der ISO 20494 mithilfe des Verfahrens zur beschleunigten Alterung sichergestellt. Um das Schriftgut zudem vor dem für die Alterung als besonders abträglich geltenden „Säurefraß“ zu schützen, stellt die ISO 20494 im Vergleich mit allen anderen Normen, also auch der ISO 9706 und ISO 11108, die höchsten Anforderungen an die „Säure-Puffer-Kapazität“ des verwendeten Papiers – im Gegensatz zur ISO 9706 ist diese Kapazität doppelt so hoch. Die ISO 20494 kann damit sehr wohl zur Sicherstellung der Aufbewahrung von Schriftgut für den Bedarf im Schriftverkehr der öffentlichen Haushalte und Behörden herangezogen werden.

    Ganz allgemein bleiben wir deshalb bei unserer Darstellung, dass die genannten Normen gleichberechtigt nebeneinander bestehen und keiner der Normen eine Alleinverbindlichkeit zukommt. Papiere, die eine der oben genannten Normen erfüllen, sind bei bestimmungsgemäßem Gebrauch und Lagerung zur Aufbewahrung von Schriftgut, dass aus grafischen Anwendungen hervorgegangen ist, geeignet.

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